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政策300.02 –访问公共记录和保留

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保单号码:
300.02

通过:
10.20.2015

董事会政策

  1. 教育委员会致力于维护公众根据州法律访问公共记录和保留记录的权利, 政府记录访问管理法案 (GRAMA)) 和 公共记录管理法 (PMRA),同时保护个人和法定隐私权。教育委员会还重视委员会公开行动的透明度,因此,委员会可以在委员会的电子政务系统网站上提供有关委员会议程项目的补充材料,以供公众自行决定。
  2. 教育委员会授权学监和地方行政管理部门制定符合本政策的行政法规,但须经董事会审查和批准。

行政法规:
300.02-1

批准:
10.20.2015

记录分类;记录官员和经理的定义; GRAMA定义-300.02-1

记录分类:

  1. 记录应归为以下类别之一:
    1. 中描述的“公共”记录 犹他州法典,§63G-2-301;
    2. 中所述的“私人”记录 犹他州法典,§63G-2-303;
    3. 中所述的“受控”记录 犹他州法典,§63G-2-304;
    4. 中所述的“受保护”记录 犹他州法典,§63G-2-305;要么
    5. 根据法院规则、另一州法规、联邦法规或联邦法规限制访问的记录,包括作为参与州或联邦计划或接收州或联邦资金的条件而管理或限制访问的记录.  犹他州法典,§63G-2-201 (3)(b).
  2. 所有学生记录都被指定为“教育记录”,此类教育记录的披露不受 GRAMA 管辖,但受 1974 年家庭教育权利和隐私法案 (FERPA)(20 USC 第 1232 (g) 节); 34 CFR 99 等。)。未经家长同意,学区不得发布与教育记录相关的信息,但 FERPA 中规定的情况除外。  

记录官员和经理:

  1. 主管应指定一名或多名GRAMA /记录官。
    1. GRAMA /记录官员应根据犹他州法律和行政法规接受培训和认证。
    2. GRAMA /记录官员将审查并响应任何访问记录的请求(例如“ GRAMA请求”)。
  2. 指定一名记录管理员协助记录官履行第 1 条规定的职责和责任 犹他州代码 §63G-2-201 等。
    1.  记录管理员将与记录官协调维护、分类、安排、保存和处置学区记录;和
    2. 向该地区产生,接收或维护的每个记录或记录系列向犹他州立档案馆报告。
  3. 记录管理者的指定如下:
    1. 主管被指定为该地区所有文件和记录的记录管理器。
    2. 业务管理员/首席财务官被指定为该区所有业务和财务文件及记录的记录管理器。
    3. 人力资源总监是该地区所有员工和人事档案和记录的记录经理。
    4. 特殊教育和联邦计划主任是该地区所有特殊教育/联邦计划档案和记录的记录管理员。
    5. 规划和注册主任和响应服务主任被指定为学生记录的记录管理者。
    6. 每个校长或主管都是一名记录经理,负责在其学校和部门现场管理和维护记录。 (看到, 展览—一区记录主管和经理).

GRAMA定义:

  1. “拒绝访问”:指政府实体拒绝提供所要求的记录或在特定时间段内发出拒绝(看,犹他州代码 §63G-2-204 (8)) 或拒绝 犹他州法规 §63G-2-205记录请求的全部或部分。
  2. “上诉肯定”是指首席行政官,地方上诉委员会或记录委员会确认拒绝访问的决定。
  3. “有兴趣的一方”:是指除请求者外,因拒绝访问或上诉确认而受屈的人,无论该人是否参加了导致拒绝访问或上诉确认的诉讼。
  4. “请求者”是指向政府实体提交记录请求的人。

行政法规:
300.02-2

批准:
10.20.2015

访问记录/ GRAMA请求;费用;上诉-300.02-2

GRAMA请求/记录访问:  

  1. 请求者可以通过提交书面GRAMA请求来请求一个或多个地区记录。
  2. GRAMA请求必须在请求者表单上包含必要的信息,以及对所请求记录的特定描述。
  3. 所有GRAMA请求都应提交给地区GRAMA /官员。
    1. 对“公共”记录的任何检查都应在正常工作时间内按照 犹他州法典§63G-2-201.
    2. 所有“私人”、“受控”和“受保护”记录仅应根据 犹他州法典§63G-2-202.
  4. 学区的GRAMA / Officer应审查每个请求并做出以下决定:
    1. 批准请求并提供记录副本;要么
    2. 拒绝请求;要么
    3. 通知请求者它不保留记录,并提供(如果知道)保留记录的政府实体的名称和地址;要么
    4. 通知请求者由于特殊情况而不能批准或拒绝请求 犹他州法典,§63G-2-204;并提供对情况的描述以及记录何时可用。
  5. 如果请求者证明对记录请求的快速响应使公众而不是个人受益,则GRAMA / Officer的决定必须在收到书面请求后的10个工作日内或5个工作日内完成。

费用:  

  1. 复制要求的记录以及在编制和获取记录时需要的人员时间,应收费。 (看到, Policy 300.02 Exhibit 2 – Fees for Duplication of Records).
    1. 费用豁免:在某些情况下,可以免除复制和编辑记录的费用 犹他州法典§63G-2-203 (4).  
    2. 豁免费用的请求必须以书面形式向学区的GRAMA /记录官员提出。
    3. GRAMA /记录官员决定免收费用需要获得地区记录经理的咨询和批准。

申诉:  

  1. 请求者或利害关系方可以在收到拒绝通知后 30 天内提交上诉通知,向学区首席行政官(学监)对拒绝访问提出上诉。看, 犹他州法典,§63G-2-401.  
  2. 上诉通知书应包括:
    1. 请求者或感兴趣方的名称,邮寄地址和白天电话号码;和
    2. 寻求救济。
  3. 院长应在以下范围内做出决定:
    1. 收到上诉通知后五个工作日;或在政府实体向提交商业机密声明的人发送上诉通知后 12 个工作日 犹他州法典§63G-2-401.
    2. 如果主管未能在3.1列出的时间范围内做出决定,则该失败等同于确认访问被拒绝的决定。   
  4. 如果总监确认全部或部分拒绝访问,通知应包括声明请求者或利害关系方有权向州记录委员会或地区法院提出上诉,如第 犹他州法典§63G-2-402.

行政法规:
300.02-3

批准:
10.20.2015

地区记录委员会-300.02-3

地区记录委员会:  

主管或指定人可以在记录官员的指导下建立记录委员会,以:审查记录管理实践,审查保留时间表,审查处置实践以及实施最佳的记录管理实践。  

行政法规:
300.02-4

批准:
10.20.2015

记录保留-300.02-4

  1. 区应遵守国家记录委员会批准的记录保存总时间表。
  2. 总时间表未涵盖的记录应提交国家记录委员会进行时间表。

形式

没有

文件记录

已通过 – 10.20.2015.

此在线演示文稿是Canyons学区当前采用的政策手册的电子表示形式。它不反映正在进行的更新活动。官方权威手册可在位于桑迪东300 600号桑迪(South East East)的9361 South 300的总监办公室中查阅。

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